GERAL

Boas práticas

Para evitar lentidão e até erros causados pelo o excesso de mensagens na Caixa de Entrada, faça a leitura da sua conta de Email com frequência e remova contas de email que não estão mais sendo utilizadas
Nunca armazene excesso de mensagens na Caixa de Entrada, sempre apague as mensagens sem importância
As mensagens que por algum motivo tiverem de ser armazenadas para consulta no futuro, devem ser movidas para outras pastas, deixando sempre a Caixa de Entrada enxuta e somente com mensagens em andamento

Criar assinatura de email

WEBMAIL

Acesse sua conta via WebMail
Clique Configurações
Clique na aba Preferências, em seguida em Redigir mensagens
No campo Criar mensagens em HTML marque a opção Sempre
Clique em Salvar
Clique na aba Identidades, em seguida clique na endereço da sua conta de email
Marque a opção Assinatura em HTML
Clique no ícone Inserir/editar imagem e carregue a imagem deseja do seu computador
Clique em Salvar

OUTLOOK 2007

Clique no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Opções
Clique na aba Formato do Email e, em seguida, clique em Assinaturas
Clique em Assinatura e, em seguida, clique em Assinaturas
Clique em Novo e dê um nome para identificar a nova assinatura
Insira o texto e/ou imagens da assinatura no campo Editar assinatura
Ao terminar de editar a nova assinatura, clique em OK
Clique no menu Ferramentas e em seguida em Opções
Clique na aba Formato do Email e em seguida em Assinaturas
Em Assinaturas, selecione uma conta de email e escolha as assinaturas que deseja usar em novas mensagens e em respostas e encaminhamentos

OUTLOOK 2003

Clique no menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Formato de Email
Clique em Assinaturas e, em seguida, clique em Novo
Insira um nome para identificar a nova assinatura
Clique em Avançar
Clique em Edição Avançada
Clique em Sim quando aparecer a caixa de diálogo alertando que será aberto um editor que não faz parte do Microsoft Office Outlook
Elabore sua assinatura (para inserir uma imagem ou logotipo, no menu Inserir, aponte para Imagem e clique em do Arquivo)
Feche o editor avançado, clicando em Sim para salvar as mudanças
Clique em Concluir ao terminar de editar a nova assinatura
Clique no menu Ferramentas e em seguida em Opções
Clique na aba Formato do Email e em seguida em Assinaturas
Em Assinaturas, selecione uma conta de email e escolha as assinaturas que deseja usar em novas mensagens e em respostas e encaminhamentos

SPAM

Evitar que seja considerado Spam

O motivo principal de um email ser considerado Spam na Caixa de Entrada do destinatário, é o assunto e conteúdo da sua mensagem, por este motivo, siga as seguintes orientações ao criar um email:

Limite o assunto da mensagem em 50 caracteres
Não use caracteres especiais no assunto (!, %, #, ?)
Nunca utilize assunto ou corpo da mensagem todo em Caixa Alta (letra maiúscula)
Nunca utilize Papel de Parede e fundos em mensagens
Não utilize textos coloridos ou com excesso de sublinhados ou negritos
Evite mensagens com excesso de imagens anexadas
Evite assinaturas de email com imagem, porque alguns destinos filtram este tipo de mensagem
Seu email não pode ter somente uma imagem (o ideal que tenha pelo menos 50% de texto e 50% de imagem)

Como o Anti-spam filtra as mensagens

O filtragem de spam é composta de várias etapas e verificações independentes, segue abaixo detalhes de cada uma:

Filtro de Reputação (FR): São bloqueadas mensagens vindas de servidores com IP de má reputação na internet (por serem conhecidos como sendo fonte de spam e/ou de golpes na internet). São consultados de forma online as Black Lists da Barracuda, Spamhaus e SpamCOP. Todas mensagens bloqueadas por este filtro nem chegam a entrar no servidor (e a mesma é devolvida imediatamente para o remetente da mensagem).

Filtro de Conteúdo (FC): Depois que a mensagem passa no Filtro de Reputação (FR) e entra no servidor, é analisada automaticamente pelo Filtro de Conteúdo (FC), que analisa o conteúdo das mensagens a procura de indícios que mostrem que a mensagem é um Spam e caso a soma dos indícios ultrapasse uma pontuação pré-estabelecida, a mensagem é marcada ou enviada para a pasta de Spam (dentro do Webmail ou acesso IMAP) e ficam em "quarentena" por 30 dias, e após este tempo, são removidas automaticamente. Este filtro não é ativado automaticamente quando você cria uma conta nova, e tem de ser habilitado manualmente (por conta) através do Painel de Controle.

Filtro de Identidade (SPF): Neste filtro são identificados (via teste SPF) mensagens com remetente forjado, ou seja, que foram enviados em nome de uma pessoa/empresa, mas na verdade foi enviada por terceiros mau intencionados, e isto garante que todas as mensagens recebidas são de uma fonte segura. Mensagens bloqueadas por este filtro são marcadas ou enviadas para a pasta "Spam" (dependendo de como o filtro está configurado no Painel de Controle).

Acesso direto a caixa Spam no Outlook (IMAP)

Configurar a conta no Outlook como IMAP (não funciona em POP), e configurar o mesmo para acessar a pasta "Spam" do servidor OU desabilitar o filtro anti-spam do servidor, para operar somente com o filtro do próprio Outlook

Gerenciar Lista Negra e Branca

Tanto as Listas Brancas quanto as Listas Negras são regras adicionais e exclusivas do seu email ou para todos emails do seu domínio. Na sua Lista Negra (Black List), você pode cadastrar endereços que queira bloquear e na Lista Branca (White List) emails que você não queira que nunca sejam considerados Spam.

Segue abaixo, instruções para gerenciar a sua lista branca/negra:

1) Acesse o Painel de Controle
2) Clique na opção Endereços de E-mails
3) Clique no endereço da conta que deseja configurar
4) Clique na aba Filtro de spam e em seguida em Exibir configurações avançadas
4) Adicione na caixa Lista branca os domínios ou emails que você não quer que seja considerado Spam *
5) Adicione na caixa Lista negra os domínios ou emails que você não quer receber novos emails

* Caso queira bloquear um domínio, utilize o formato: *@domínio.com.br

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